Een administratie opzetten is niet iets dat je dagelijks doet. En je administratie op orde houden is waarschijnlijk ook niet je favoriete klus. Je post belandt op één grote stapel, ongeopende enveloppen vind je terug in je la, een bureau vol met papierwerk dat je nog uit moet zoeken. Daar word je niet blij van… Geen nood! Met deze 4 stappen lukt het jou ook!
Zorg voor een goede Administratieplek
Wil je je papieren rommel nu echt eens goed aanpakken? Begin dan bij het begin! Zonder een fijne werkplek maak je het alleen maar lastiger voor jezelf… Start met het vrijmaken van een fijn werkblad of bureau. Gun jezelf een heerlijke (bureau)stoel waarop je het wel even volhoudt. En als het kan, zorg dan voor daglicht. Dat werkt een stuk prettiger. Last but not least. Maak voor je begint even een lekkere cappuccino of muntthee. Dat mag best.
Wat je verder allemaal nodig hebt voor een goede administratieplek vind je in mijn Checklist_Een goede administratieplek.
Archief
En nu? Nu zorg je voor een goed archief. Het belangrijkste archief is je werkarchief. Zet twee tijdschriftencassettes met de labels DOEN en BEWAREN op een plek waar je normaal gesproken je post neerlegt. Dit kan zijn in de hal, op het keukenblad of in een kast. Zorg ervoor dat je er makkelijk bij kan, zodat het je zo min mogelijk moeite kost.
Post die binnenkomt dagelijks sorteren: STAP 1
Is de postbode langs geweest? Bekijk dan wat er binnen is gekomen. Maak de enveloppen open en lees de post snel door. Gooi het papier dat je niet gebruikt direct in de papierbak. Zoals reclame en enveloppen.
De post waar je wel iets mee moet stop je in één van de cassettes:
• DOEN: hierin stop je de post waarop je actie moet ondernemen. Een rekening betalen, de huisarts bellen of een declaratie indienen.
• BEWAREN: hierin stop je de papieren waar je niets mee hoeft te doen, maar die je wel moet bewaren.
Je binnenkomende post bekijken kost je niet meer dan 2 minuten per dag. En het voordeel is dat je niet meer hoeft te zoeken. Je hebt alle post bij elkaar en weet ook op welke plek!
Post afhandelen uit de DOEN cassette: STAP 2
Nu moet je deze 2 cassetten ‘bijhouden’. Plan elke week een half uurtje in je agenda om de DOEN cassette leeg te krijgen. Het handigst is het om dit te plannen op een werkdag tijdens kantooruren. Dan krijg je ook daadwerkelijk instanties en bedrijven te pakken als je een belletje moet plegen.
• Betaal rekeningen
• Beantwoord vragen
• Verricht declaraties
• Bel dokters, tandartsen en anderen
Heb je dit gedaan? Dan bekijk je wat je met het papier wilt doen. Moet je het bewaren? Stop het in de BEWAREN cassette. Kan het weg? Gooi het direct bij het oud papier.
Post afhandelen uit de BEWAREN cassette: STAP 3
Plan elke maand drie kwartier in je agenda om de BEWAREN cassette weg te werken. Neem het mee naar je bewaararchief. Zet dit bijvoorbeeld op je werkkamer of op zolder. Bekijk nog een keer elke brief om te beoordelen of je het écht moet bewaren. Misschien is het inmiddels niet meer nodig en kan het alsnog in de papiercontainer.
Heb je het ooit nog nodig? Stop het in een map van je bewaararchief. Klaar? Zet de BEWAREN cassette weer op de plek waar die hoort.
Bewaararchief bijhouden: STAP 4
Na een jaar zitten de mappen van je bewaararchief misschien al best wel weer vol. Om ervoor te zorgen dat het niet uitpuilt moet je elk jaar tijd reserveren om ook hier even doorheen te gaan. Als je hier een dagdeel aan besteedt, lukt het je wel.
• Gooi de papieren die je niet langer nodig hebt weg, zoals oude polissen. Of abonnementen die je hebt opgezegd
• Loop de mappen stuk voor stuk door. Ga van links naar rechts of van voor naar achter
Afspraak maken met een opruimcoach?
Is je papieren archief op orde? Start dan pas met je digitale archief. Wil je hier hulp bij? Neem dan gerust contact met mij op voor een gratis en vrijblijvend kennismakingsgesprek. Je kan me bellen of appen op 06 – 424 77 848, mailen naar info@ilseorganized.nl of het contactformulier. Dan zorgen we samen voor een overzichtelijk administratiesysteem!
Wil je meer tips lezen? Kijk dan eens op mijn Facebookpagina.
